Étude de cas : Comment une agence de location a automatisé 100% de ses appels entrants avec une IA

Le défi : Un raz-de-marée d'appels à chaque rentrée

Notre client, une agence spécialisée dans la location, faisait face à un pic d'activité saisonnier extrêmement intense. À l'approche de la rentrée universitaire, les téléphones ne cessaient de sonner. Chaque annonce publiée générait des centaines d'appels, submergeant les agents immobiliers.

Leur temps était entièrement consommé à répondre aux mêmes questions, à qualifier des dizaines de candidats qui n'avaient pas le bon dossier, et à essayer de jongler avec un agenda de visites surchargé. Le résultat : des agents épuisés, des candidats frustrés par l'attente et un risque élevé de passer à côté des meilleurs dossiers.

"C'était l'enfer. On passait nos journées au téléphone, on n'avait même plus le temps de faire les visites correctement. On savait qu'on perdait de bons locataires, simplement parce qu'on n'arrivait pas à suivre."

La solution : Une solution vocale IA qui ne dort jamais

Nous avons mis en place une solution d'automatisation complète autour d'une solution vocale intelligente, capable de gérer l'intégralité du processus de premier contact :

1. Prise en charge de 100% des appels entrants : L'IA répond instantanément à tous les appels, 24/7. Fini les lignes occupées ou les appels manqués.
2. Qualification ciblée : La solution vocale pose une série de questions précises, définies en amont avec l'agence (budget, garants, date d'emménagement, etc.), pour s'assurer que le candidat correspond aux critères de l'annonce.
3. Gestion des dossiers automatisée : Si le profil est intéressant, l'IA invite le candidat à envoyer son dossier par email. Une autre solution IA prend le relais, analyse les documents reçus (pièce d'identité, justificatifs de revenus...), vérifie leur complétude et leur validité, puis attache le dossier validé à la fiche du candidat.
4. Planification intelligente des visites : Pour les candidats dont le dossier est complet, la solution vocale propose des créneaux de visite disponibles dans l'agenda de l'agent immobilier et gère la réservation en temps réel. Elle prend également en charge les annulations et les reports, optimisant en continu l'agenda.

L'agent immobilier n'a plus qu'une seule chose à faire : ouvrir son agenda le matin et se rendre aux visites planifiées avec des candidats déjà qualifiés et dont le dossier a été vérifié.

Résultats : Une rentrée sereine et une productivité décuplée

Les résultats ont été spectaculaires, notamment pendant la période de pic de juillet-août :

• 85 heures/mois de temps d'agent libéré : L'équivalent d'un poste à mi-temps entièrement dédié aux appels a été économisé, permettant aux agents de se concentrer sur l'accueil et la qualité des visites.
• 3 400€/mois d'économie brute : Sur la base d'un coût horaire chargé de 40€, l'agence a réalisé une économie substantielle tout en améliorant sa qualité de service.
• Taux de remplissage des créneaux de visite de 98% : Grâce à la gestion intelligente des annulations et des rappels automatiques.
• Satisfaction des candidats améliorée : Les étudiants ont apprécié la réactivité et l'efficacité du système, disponible même en dehors des heures de bureau.

"Pour la première fois, on a passé une rentrée sereine. L'IA a géré le chaos, et nous, on s'est concentrés sur l'humain. Nos agents sont plus épanouis, et notre chiffre d'affaires a suivi."