Étude de cas : Comment une boulangerie a sécurisé sa croissance grâce à l'IA

Le défi : une croissance rapide, des processus manuels

Notre client, un groupe de boulangeries, connaît une croissance fulgurante : en quelques mois, il est passé de 7 à 14 boutiques. Derrière chaque nouvelle ouverture, un sujet beaucoup moins visible devait suivre : le traitement des factures fournisseurs.

Historiquement, toutes les factures arrivaient dans une boîte mail comptable. La comptable ouvrait chaque mail, téléchargeait la pièce jointe, importait la facture dans le logiciel comptable, puis passait au suivant. Un système artisanal, devenu trop fragile au fil des ouvertures.

"C’était hyper chronophage. Une fois qu’on a ouvert le mail et qu’il passe en 'lu', il sort de notre vue. On risquait de ne pas le traiter."

Pour la direction financière, la conséquence était directe : sans exhaustivité des charges, le reporting perdait en fiabilité. La finance passait son temps à absorber le flux plutôt qu’à piloter la performance.

La solution : l'automatisation par Antartica AI

L'IA est devenue un levier logique pour sécuriser 100 % des factures et libérer du temps. L'objectif était clair : sécuriser le processus comptable avant de lancer d’autres chantiers financiers.

Antartica AI est devenu le pivot entre la boîte mail comptable et le logiciel de comptabilité. Notre agent IA intercepte les mails, extrait les factures et les informations clés, puis envoie automatiquement chaque document dans le système comptable, en brouillon.

"Aujourd’hui, je sais dire en deux secondes si on a dix factures en retard ou cent. C’est une jauge."

L'impact le plus immédiat a été visuel : pour la première fois, l’équipe pouvait voir le flux réel et piloter la charge de travail avec précision.

Des résultats très concrets

• 1. Absorber la croissance sans recruter : Avec 14 boutiques, l’ancien modèle aurait imposé un nouveau poste. L'agent IA a absorbé la partie la plus lourde du travail.
• 2. Une visibilité immédiate sur le flux : La vue des brouillons dans le logiciel comptable a remplacé une boîte mail opaque et ingérable.
• 3. Un risque d’oubli quasi nul : Toutes les factures sont capturées et traitées. Plus de mail perdu.
• 4. Une charge mentale allégée : Les congés ne paralysent plus la chaîne de traitement. Le flux continue de tourner en arrière-plan.
• 5. Un atout marque employeur : Les profils juniors découvrent une comptabilité modernisée, ce qui devient un véritable atout différenciant pour l'entreprise.

Les conseils de la direction financière

Leur conseil aux autres directeurs financiers est clair :

1. Commencer par un cas d'usage simple et maîtrisé.
2. Garder l'ancien processus en parallèle au début.
3. Éviter de lancer dix chantiers à la fois.
4. Identifier un porteur de projet en interne.
5. Travailler avec un partenaire capable d’accompagner la croissance, comme Antartica AI.

En quelques mois, l'IA a permis de sécuriser un flux critique, de redonner de la visibilité, d’alléger la charge mentale et de moderniser la fonction finance. Une conviction est née : "On est vraiment aux prémices de ce qui est possible."