Étude de cas : L'imputation comptable automatisée pour un cabinet

Le défi : La saisie manuelle, un fardeau pour la productivité

Pour un cabinet d'expertise-comptable, la saisie manuelle des factures d'achat représentait 60% du temps des collaborateurs. Cette tâche était non seulement répétitive, mais aussi une source constante de risques d'erreurs d'imputation et de gestion de la TVA.

La solution : Un collecteur intelligent de factures

Nous avons mis en place un système simple mais puissant :

1. Les clients envoient leurs factures (PDF, photo, email) à une adresse email unique et dédiée.
2. Notre solution IA réceptionne chaque document, en extrait les informations clés (fournisseur, montants, TVA, date).
3. L'IA pré-impute la facture dans les bons comptes comptables en se basant sur l'historique et des règles prédéfinies.
4. Elle effectue des contrôles de cohérence (TVA, doublons) et ne soumet la facture au collaborateur pour validation qu'en cas de doute ou d'anomalie.

La solution a été déployée en 3 semaines et interfacée avec le logiciel comptable du cabinet. Une seule journée de formation a suffi pour que les équipes l'adoptent.

Résultats concrets

• 120h/mois de temps économisé sur l'ensemble du pôle saisie.
• 4 800€/mois de coût économisé (sur une base de coût horaire de 40€).
• Réduction de 80% des erreurs de saisie.
• Un retour sur investissement atteint en 8 mois.

"Nos collaborateurs ne sont plus des opérateurs de saisie. Ils sont devenus des superviseurs de flux, avec un rôle de conseil et de conseil bien plus valorisant."