Étude de cas : Comment un groupe hôtelier automatise la vérification de ses factures
Le défi : des écarts de prix invisibles
Notre client, un groupe hôtelier parisien reconnu pour ses établissements 3 et 4 étoiles de charme, place l’excellence opérationnelle comme une priorité. Avec 18 hôtels dans la capitale, la Directrice des Achats cherchait à optimiser ses processus internes.
Le principal problème venait du contrôle des prix fournisseurs. Les vérifications se faisaient manuellement, en piochant quelques factures au hasard. Cette méthode a révélé des incohérences : un même produit, comme du saumon fumé, pouvait être facturé jusqu'à 6€ plus cher au kilo d'un hôtel à l'autre, malgré une grille tarifaire (mercuriale) commune.
"Avant l’arrivée d'Antartica AI, tout était fait manuellement, à partir de tableaux Excel ou de PDF, ce qui rendait les comparaisons difficiles et longues."
Ces écarts, multipliés par 18 établissements, représentaient une perte financière significative et un manque de contrôle sur les coûts réels.
La solution : un agent IA pour le contrôle des achats
Le groupe hôtelier a choisi Antartica AI pour automatiser ce contrôle. Nous avons développé une application IA qui :
- Identifie automatiquement les écarts entre la mercuriale négociée et les prix facturés.
- Repère les anomalies tarifaires et les achats non conformes.
- Alerte si un hôtel achète un produit non référencé sans autorisation.
L'outil a été conçu pour être immédiatement exploitable, avec des tableaux de bord clairs respectant la charte graphique du groupe. Le résultat ? Une vision centralisée et précise des achats.
"Sur un seul fournisseur, cela représente jusqu’à 400 € d’erreurs par mois, soit près de 5 000 € à l’année."
Un impact immédiat et mesurable
L'intégration de notre solution a eu des effets rapides et concrets :
- Gain de temps massif : La directrice des achats a économisé au moins deux heures de travail par jour, soit près de deux jours par mois, en éliminant les contrôles manuels.
- Détection d'erreurs invisibles : L'IA a révélé des anomalies structurelles liées à la facturation que les contrôles manuels ne pouvaient pas détecter.
- Économies directes : Un écart de 1 à 2 € sur un litre de jus d'orange, multiplié par 18 hôtels, se traduit par des milliers d'euros d'économies annuelles.
- Sécurisation des processus : La politique d'achat est désormais appliquée de manière rigoureuse, garantissant que les mêmes produits sont achetés aux mêmes prix partout.
"Depuis que nous travaillons avec Antartica AI, je gagne un temps précieux sur l’analyse des achats. Je ne me perds plus dans les tableaux Excel, et je repère des erreurs que je n’aurais jamais vues seule."
En conclusion, l'automatisation par l'IA a non seulement permis de réaliser des économies substantielles, mais aussi de renforcer le contrôle, de gagner en efficacité et de libérer du temps stratégique pour la direction des achats.